Die beste KI-Software für Aufgabenmanagement 2026: 12 Tools im Vergleich
Von Andrei Finogeev, Gründer von Weft · Wir machen Weft; es steht in der Liste, und ebenso, wo die anderen die bessere Wahl sind.
„KI-Aufgabenmanager“ steht für drei verschiedene Dinge. Planer – Motion, Reclaim, Akiflow, Sunsama – legen deine Aufgaben in den Kalender und planen den Tag neu. Work-Management-Suiten – ClickUp, Asana, Notion, Linear, Taskade – ergänzen Agenten und Zusammenfassungen in einem Tool, in dem dein Team ohnehin lebt. Und Boards für KI-Assistenten – Weft – sind Aufgabenlisten, die ChatGPT, Claude oder Cursor aktuell halten und von denen sie arbeiten. Wähle danach, was die KI tun soll: deine Zeit planen, einem Team helfen oder die Arbeit erledigen.
Alle 12 auf einen Blick
US-Listenpreise pro Nutzer, sofern nicht anders angegeben. „Nicht angegeben“ heißt, dass die Seite des Anbieters dazu nichts sagt.
| Tool | Art | Was die KI tut | KI-Kosten | Kostenloser Tarif | Bezahlt ab | ChatGPT / Claude (MCP) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Weft (unseres) | Board für KI-Assistenten | ChatGPT, Claude, Cursor, Codex und 30+ Assistenten lesen und aktualisieren das Board über MCP; Agenten übernehmen eine Aufgabe, melden Fortschritt, stellen dir Fragen und schließen mit einem Beleg ab. | Assistenten inklusive; eine Aufgabe in der App mit KI auszufüllen verbraucht Credits (3 gratis, dann 20 für $5) | Ja – 50 Aufgaben, 200 KI-Aufrufe im Monat | $7/Platz monatlich, $5 jährlich ($60) | Ja – offizieller Server; ChatGPT-Plugin in jedem Tarif |
| Motion | Planer + Projekte | Blockt Zeit für Aufgaben im Kalender und plant neu, wenn sich etwas ändert; baut Projekte aus einer Beschreibung; ein KI-Chat legt Aufgaben an; aus Meeting-Notizen werden eingeplante Aufgaben. | Inklusive, mit monatlichen Credits pro Platz | Nein – nur Testphase, Karte erforderlich | $19/Platz monatlich (Pro AI) | Kein offizieller MCP-Server; es gibt eine API |
| Reclaim.ai | Planer | Plant Aufgaben und Gewohnheiten nach Priorität in freie Kalenderzeit ein, schützt Fokuszeit, fügt Puffer ein; ein KI-Assistent-Chat in jedem Tarif. | Inklusive | Ja – Lite, 1 Nutzer, Planungshorizont 1 Woche | $12/Platz monatlich, $10 jährlich | Ja – ChatGPT-Integration und ein MCP für Claude / Claude Code (Tarife nicht angegeben) |
| Todoist | To-do-Liste | Todoist Assist: Sprache zu Aufgaben (Ramble), Fotos/PDFs/Text zu Aufgaben, E-Mails zu Aufgaben, Filter aus einer Beschreibung. | Inklusive; manche Assist-Funktionen brauchen Pro | Ja – 5 Projekte | $7 monatlich, $5 jährlich (Pro) | Ja – offizieller Server; Connectors für ChatGPT und Claude, jeder Tarif |
| ClickUp | Work-Management-Suite | ClickUp Brain: Chat mit Workspace-Kontext, Agenten, die Aufgaben anlegen, zuweisen und aktualisieren, KI-Workflows, Meeting-Notizen, Tiefensuche, generierte Dokumente. | Inklusive mit monatlichen Credits; zusätzlich $10 pro 10K | Ja – Free Forever | $9/Nutzer jährlich (Core) | Ja – offizieller Server; 100 MCP-Aufrufe am Tag bei Free |
| Asana | Work-Management-Suite | AI Teammates (vorgefertigte Agenten), No-Code-Workflows mit AI Studio, Aktionspunkte aus Meetings als Aufgaben, Projektzusammenfassungen und Statusentwürfe. | In bezahlten Tarifen mit Credits inklusive; Agenten-Anfragen begrenzt | Ja – Personal, bis zu 2 Nutzer | $13.49/Nutzer monatlich, $10.99 jährlich | Ja – offizieller V2-Server; Connectors für ChatGPT und Claude |
| Notion | Dokumente + Datenbanken | Notion Agent erledigt mehrstufige Arbeit über Seiten, Datenbanken, verbundene Apps und das Web; eigene Agenten mit Auslösern; Meeting-Notizen; Autofill. | Volle KI bei Business; Free und Plus bekommen eine begrenzte Testphase | Ja | $10/Mitglied (Plus); KI braucht Business für $20 | Ja – offizieller gehosteter Server |
| Taskade | Projekte + Agenten | Eigene Agenten mit Rollen, Tools, Wissen und Gedächtnis, die Projekte aktualisieren und Automatisierungen auslösen; Multi-Agenten-Teams bei Pro. | Inklusive mit Credits; eigener Schlüssel bei Pro | Ja – 2 Nutzer, 1 Agent, keine monatlichen KI-Credits | $6 im Monat bei jährlicher Zahlung, für bis zu 3 Nutzer | Ja – MCP-Server in bezahlten Tarifen (Claude, Cursor, VS Code) |
| Akiflow | Planer + Inbox | Assistent Aki: legt Termine und Aufgaben an, Sprachbefehle, tägliche Briefings und Erinnerungen. | In Pro inklusive; Meeting-Assistent $19 im Monat extra | Nein – 7 Tage Testphase, Karte erforderlich | $34 monatlich, $19 jährlich | Ja – gehosteter MCP-Connector (19 Aktionen) für Claude, ChatGPT |
| Sunsama | Tagesplaner | Assistent Sunny legt Aufgaben an, bearbeitet sie und gibt ihnen Zeitfenster, plant Tag und Woche, arbeitet das Backlog durch; schlägt Schätzungen vor. | In Pro inklusive | Nein – 14 Tage Testphase, ohne Karte | $22 monatlich, $17 jährlich | Ja – offizieller Remote-Server (Claude, ChatGPT, Claude Code) |
| Saner.AI | Assistent für Notizen + Aufgaben | Macht aus E-Mails und Gedankenlisten Aufgaben, priorisiert und plant sie ein, plant den Tag, schickt Erinnerungen. | Inklusive, nach Nachrichtenkontingent | Ja – 30 KI-Nachrichten im Monat | $8 im Monat (Starter) | Nicht angegeben |
| Linear | Issue-Tracker | Linear Agent beantwortet Fragen, legt Issues und Projekte an und aktualisiert sie, führt geplante Skills aus; Coding-Sitzungen öffnen Pull Requests. | Agent in jedem Tarif inklusive; Coding-Sitzungen verbrauchen Prepaid-Credits | Ja – 250 Issues, 2 Teams | $10/Nutzer jährlich (Basic) | Ja – offizieller Server (Claude, Cursor, Codex) |
Wofür am besten, und der Haken
Weft (unseres)
Am besten für: Solo-Gründer und kleine Teams, deren KI-Assistenten einen Teil der Arbeit erledigen. Der Haken: Keine automatische Kalenderplanung und keine Dokumente oder Wiki.
Motion
Am besten für: Leute, die ihren Kalender von der KI planen lassen wollen. Der Haken: Kein kostenloser Tarif; selbst die Testphase braucht eine Karte.
Reclaim.ai
Am besten für: Kalenderzentrierte Planung bei der Arbeit. Der Haken: Läuft auf einem Google- oder Outlook-Kalender auf.
Todoist
Am besten für: Eine persönliche To-do-Liste mit optionaler KI. Der Haken: Erweiterte Assist-Funktionen sind im kostenlosen Tarif eingeschränkt.
ClickUp
Am besten für: Teams, die Dokumente, Chat und Aufgaben in einem Tool wollen. Der Haken: KI wird über Credits abgerechnet; Premium-Modelle sind bei Free und Core nur eine Testphase.
Asana
Am besten für: Bereichsübergreifende Teams in Marketing, Operations und IT. Der Haken: AI Meetings gibt es erst ab Advanced; Agenten-Anfragen sind pro Konto begrenzt.
Notion
Am besten für: Teams, deren Aufgaben neben ihren Dokumenten liegen. Der Haken: Echte KI-Nutzung heißt Business-Tarif.
Taskade
Am besten für: Wiederkehrende Arbeit mit Agenten automatisieren. Der Haken: Jede Aktion eines Agenten verbraucht Credits.
Akiflow
Am besten für: Gründer und Operations-Leute, die Aufgaben aus vielen Apps bündeln. Der Haken: Kein kostenloser Tarif; die Testphase wird kostenpflichtig, wenn du nicht kündigst.
Sunsama
Am besten für: Ruhige Tagesplanung für einzelne Berufstätige. Der Haken: Kein kostenloser Tarif.
Saner.AI
Am besten für: Menschen mit ADHS, Gründer, Forschende. Der Haken: Vom Anbieter als Beta-Produkt beschrieben.
Linear
Am besten für: Software-Teams. Der Haken: Auf Engineering-Arbeit zugeschnitten; Coding und Loops werden pro Nutzung abgerechnet.
Welches du nehmen solltest
- Du willst, dass die KI deinen Kalender plant
- Motion, Reclaim (kostenloser Tarif), Akiflow oder Sunsama.
- Du willst eine persönliche To-do-Liste mit etwas KI
- Todoist.
- Dein Team arbeitet schon mit einer Suite
- Deren eigene KI – ClickUp Brain, Asana AI, Notion AI oder Linear Agent.
- Du willst Agenten, die wiederkehrende Arbeit im Tool automatisieren
- Taskade oder Asana AI Studio.
- Du arbeitest schon in ChatGPT, Claude oder Cursor und willst, dass sie die Liste führen – und die Arbeit erledigen
- Weft. Es ist hier das einzige Tool, das darauf ausgelegt ist, dass externe Assistenten vom Board aus arbeiten: Übernahmen, Fortschritt, Fragen und Belege, zum Start kostenlos, in jedem ChatGPT-Tarif.
Du baust ein Ein-Personen-Unternehmen? Die Version dieses Ratgebers für Solo-Gründer bewertet die Tools nach Aufwand und Kosten für eine Person.
Fragen
Was ist ein KI-Aufgabenmanager?
Ein Aufgabenmanager, bei dem die KI einen Teil der Verwaltungsarbeit übernimmt: aus Text, E-Mail oder Sprache Aufgaben machen, sie einplanen, den Fortschritt zusammenfassen oder – mit Tools wie Weft – einen KI-Assistenten Aufgaben übernehmen und erledigen lassen.
Welche KI-Aufgabenmanager haben einen kostenlosen Tarif?
Von den zwölf hier: Weft, Reclaim, Todoist, ClickUp, Asana, Notion, Taskade, Saner.AI und Linear. Motion, Akiflow und Sunsama bieten nur Testphasen an.
Welche KI-Aufgabenmanager funktionieren in ChatGPT oder Claude?
Die mit einem offiziellen MCP-Server oder Connector: Weft, Todoist, ClickUp, Asana, Notion, Linear, Sunsama, Akiflow, Reclaim und Taskade (Claude). Motion hat keinen offiziellen MCP-Server.
Ist ChatGPT ein KI-Aufgabenmanager?
Für sich allein nicht. ChatGPT hat geplante Tasks – Prompts, die später laufen –, aber keine To-do-Liste und kein Board. Verbinde einen Aufgabenmanager aus seinem Plugin directory, um eine zu führen.